Det sier Petter Quinsgaard, konsernsjef i Abax AS. Under Vårkonferansen tok han med forsamlingen på den kronglete reisen fra hjem til arbeidssted i yrkesbil, med og uten elektronisk kjørebok, med stopp i barnehage og butikk, innen- og utenfor regelverket til skattemyndigheter og datatilsyn.
– Det er for sent å få orden i systemet når kontrollen kommer, så det er viktig for bedriften å være i forkant, sier Quinsgaard.
Etter hans gjennomgang kunne det virke som forsamlingen satt igjen med flere spørsmål enn de på forhånd visste de hadde.
Reise mellom hjem og fast arbeidssted er arbeidsreise, og regnes som privat bruk. Det gjelder også om man stikker innom skole, barnehage eller butikk
Abax begynte for 15 år siden i Larvik som et rent ingeniørselskap som utviklet sporingsenheter. Thomas Kvifte, direktør OEM solutions, har ansvaret for storkundene til selskapet, og forteller at Abax har økt fra sju ansatte for åtte år siden til 120 ansatte med datterselskap i Sverige, Danmark og Finland.
– I 2013 omsatte vi for 183 millioner kroner, i år er vi på god vei over 200. Vi har over 9.000 kunder med mer enn 80.000 aktive enheter i Skandinavia. Relacom med cirka 1.400 biler er en av våre største kunder, Bravida, Veidekke og Orkla er også store hos oss. Det er likevel viktig å poengtere; hovedmassen av kunder er dem med 5-15 biler. Vi ønsker å være en problemløser og hovedproduktene våre er kjørebok, flåtekontroll og utstyrskontroll, sier Kvifte.
Skattemessig fordel
Han sier kjøreboka inneholder det samme som skulle vært ført manuelt, men nå elektronisk.
– Den er enklere, mer nøyaktig og pålitelig. I kjøreboka er ikke posisjonsvisning av biler i kart med, dette er derimot med i produktet vi kaller Flåtekontroll. Utstyrskontroll er sporing i ny innpakning som gir mulighet for å vise hvor utstyret er – og eventuelt hvor mye det er brukt, sier Kvifte.
Han forteller fra scenen at Abax er ISO-sertifisert for kvalitet (ISO 9001), miljø (ISO 14001) og informasjonssikkerhet (ISO 27001).
– ISO 27001 er vi de eneste som har i bransjen, noe som er viktig for å sikre dataene som samles inn, sier Kvifte.
Quinsgaard kommer med en rekke eksempler på hvordan man kanskje uten å tenke over det bryter regelverket for bruk av bruk av firmabil.
– Hvis en bruker yrkesbilen privat, regnes det som en skattemessig fordel. Skattevesenet er ute på kontroll, for eksempel på Ikea, for å se om noen bruker bilen privat. Da er det lett å legge merke til en yrkesbil, typisk en varebil på grønne skilter med firmalogo på siden, som eieren får fradrag på momsen for og føreren ikke beskattes av, sier Quinsgaard.
Kjøring til arbeid er privat
Bedrifter som monterer en elektronisk kjørebok i bilene oppnår ifølge Quinsgaard full oversikt og den kontrollen man er pålagt i skatteregelverket.
– Da opplever man tidvis at de ansatte protesterer. En elektronisk kjørebok er ikke det samme som et overvåkningsverktøy, men den kan misbrukes. Vi har gått gjennom systemet vårt med Datatilsynet og Skattemyndighetene, og fått grønt lys fra begge. I tillegg har vi omfattende informasjons- og opplæringsmateriell for dem som skal betjene systemet, for å sikre at virksomhetene opptrer korrekt i forhold til gjeldende regelverk, sier Quinsgaard.
Bruken av firmabil til hytte eller idrettsanlegg er av tingene skattemyndighetene er ute etter. Hvis man kan dokumentere at dette er i orden, er mye løst, mener Quinsgaard.
En annen problemstilling han peker på, er yrkesreise til kunde, med korte opphold på fast arbeidssted.
– Reise mellom hjem og fast arbeidssted er arbeidsreise, og regnes som privat bruk. Det gjelder også om man stikker innom skole, barnehage eller butikk på tur til eller fra arbeidssted. Privat bruk av bil er som graviditet; enten er man eller så er man ikke. Stopper man på butikken én gang, er det privat bruk, sier Quinsgaard.
Kan bli dyrt
Han mener sannsynligheten for at slik bruk vil passere er stor, men viser til at Skattemyndighetene kan ikke si dette da det ikke er åpning for slik bruk i regelverket.
– Unngå å kjøre store omveier. Ligger stedet du skal innom på veien vil det ofte gå bra, bare man har rutiner i virksomheten som viser at man har kontroll på dette og at det ikke er annen privat bruk av bilene, sier Quinsgaard.
Han sier skatteyteren har ikke plikt til å skrive kjørebok.
– Hvis man derimot ikke kan dokumentere yrkeskjøringen, fastsettes denne ved skjønn. Det bør med andre ord føres kjørebok for alle selskapets yrkesbiler, selv om disse står parkert hos arbeidsgiver. Bruker man yrkesbilen privat, skal den ansatte skattlegges for fri bil. Bedriften må betale arbeidsgiveravgift for den skattepliktige fordelen av fri bil, og fradragsretten mistes helt eller delvis for merverdiavgift, sier Quinsgaard og sier dette kan bli dyrt:
– Hvis du disponerer en bil som koster 300.000 kroner, legges det 87.000 kroner på toppen av inntekten din. Hvis du blir tatt, kan de gå ti år tilbake men normalen er tre. Det kan resultere i en faktura på 221.000 kroner med to ukers betalingsfrist. Til arbeidsgiver vil det i tillegg kunne komme en faktura på 192.000 kroner, totalt blir dette 410.000 kroner i skatter og avgifter, sier Quinsgaard.
Omvendt bevisbyrde
Han viser til at skattemyndighetene ved et bokettersyn nesten alltid spør etter kjørebøker.
– De sammenholder disse med bomstasjoner og drivstoffyllinger, og finner det fort hvis noe ikke stemmer, sier Quinsgaard.
Han gir publikum på Vårkonferansen en vekker med hva skattemyndighetene har for ris bak speilet:
– Når det gjelder spørsmålet om en yrkesbil er brukt privat, er bevisbyrden omvendt. Rundt 95 prosent av yrkesbilene står hjemme hos den ansatte. Da er tilgjengeligheten til bilen der, og det øker dokumentasjonskravet. En riktig ført kjørebok bør derfor tillegges stor vekt, og arbeidsgiver har et kontrollansvar, sier Quinsgaard.
Når det gjelder spørsmålet om personvern, sier han at den økonomiske risikoen for bedriften er så stor at de kan benytte kjørebøker i henhold til Personopplysningsloven (§ 8 pkt. f).
– Vi monterer en IP67-enhet i motorrommet. Dette er en GPS-mottager som løpende kommuniserer via GSM-nettet med vår server. Monteringen tar to minutter, kjøreboka er nettbasert, og viser adresse for start og stopp, distanse og tid som er brukt. Flåtekontrollen er en tilleggsmodul, og viser hvor bilene er slik at man kan sende nærmeste bil til et serviceoppdrag, sier Quinsgaard.
Les også:Elsirk best på ombrukSentral vs. lokal serviceNytt Elesco-styre
