MANGE GÅR GLIPP AV SAMORDNET KOMMUNIKASJON

Unified Communications (UC), eller samordnet kommunikasjon, ble et buzzord i midten av 1990-tallet. Det er nesten 25 år siden, men mange norske selskap fortsatt ikke i nærheten av å utnytte potensialet.

I dag er de fleste enige om at teknologier som kobler ting sammen gjør det lettere å kommunisere og arbeide effektivt. Dette er hensikten med samordnet kommunikasjon. Mange norske bedrifter har dedikerte plattformer for dette da vi i det 21. århundre er avhengig av videomøter, direktemeldinger, tilgjengelighetsinformasjon, og så videre. Men selv om konseptet «Unified Communications» har eksistert i snart 25 år, er det langt fra alle norske selskap og organisasjoner som er i nærheten av å utnytte det fulle potensiale i teknologien. Faktisk anslår jeg at mindre enn halvparten nærmer seg nivået hvor de kan si at de gjør det. Hos mange bedrifter står til og med slike digitale løsninger fullstendig ubrukt. I stedet for å gi ansatte mer tid og mindre stress i hverdagen, samler de bare støv.

Dårlige opplevelser skremmer

En av de største barrierene for å ta i bruk samordnet kommunikasjon er dårlige opplevelser blant ansatte. Det er overraskende hvor få ganger brukere kan oppleve at noe er vanskelig før det aldri blir brukt igjen. Skjer dette med større grupper kan det være nådestøtet for samordnet kommunikasjon i en organisasjon. Med andre ord; hvis man ikke finner det intuitivt å logge seg på videokonferanserommet eller oppdatere egen tilgjengelighetsstatus på en rolig dag, vil det heller ikke skje på en travel dag. Derfor handler det om å ha systemer som er brukervennlige i alle ledd. At brukergrensesnittet er det samme, enten man logger seg på hjemmefra, på kontoret, eller mens man er ute på farten. Som forbrukere kan vi nok alle tolerere en dårlig telefonlinje iblant, eller at nettet hjemme faller ut en sjelden gang, men bare så lenge det er et forbigående problem eller om vi vet at det finnes rask hjelp å få. Om den generelle opplevelsen av samordnet kommunikasjon er at den alltid er tung å bruke, blir det vanskelig for ansatte å se gevinsten.

Skal knytte sammen

For å sikre en sømløs brukeropplevelse må teknologien være på topp. Samtidig bør bedriftens plattformer også kunne snakke sammen med en rekke andre plattformer som kunder og partnere bruker. Dette stiller store krav til fleksibilitet i UC-systemet. Ser man tilbake på de ti siste årene, har brukervennligheten steget voldsomt. Det vil fortsette å skje i tiden fremover. Samtidig er det viktig å påpeke at forventningene til hva samordnet kommunikasjon gjør, og hvilke behov det skal dekke, også vil endre seg i takt med tiden.

Mange plattformer knyttet sammen korter ned den opplevde avstanden mellom brukerne. Samtidig må det også bli lettere for IT-avdelinger å fjernløse eventuelle problemer som kan oppstå, slik at brukere forblir brukere og ikke trenger å bry seg om teknikken bak det.

Ledelsen er avgjørende

Jeg har jobbet med implementering av samordnet kommunikasjon for hundrevis av selskap og organisasjoner i over 10 år. Min erfaring har lært meg en viktig ting; den avgjørende faktoren for å lykkes med samordnet kommunikasjon er ledelsen. Selvsagt må det tekniske grunnlaget være på plass, men etter det handler alt om ledelsen. De må lede an og vise hvorfor samordnet kommunikasjon er viktig for virksomhetens drift. Tekniske løsninger som UC bør prioriteres på lik linje med andre forretningskritiske plattformer og prosesser.

Det er ytterst få selskap som gjør dette i dag. Det kan i verste fall føre til konsekvenser man helst skulle vært foruten. For hvis man ser på samordnet kommunikasjon som en prosjektoppgave man skal løse fremfor et hjelpemiddel man skal bruke, går det ofte feil. Og det burde egentlig være opplagt, at kommunikasjon mellom ansatte, kunder og partnere er en sentral del av selskapets virke.

Så, hvis ledelsen ikke klarer å kommunisere viktigheten av et slikt system, så skjer det som har skjedd så mange ganger før. Bruken stagnerer og gevinsten forsvinner. Noe som til syvende og sist går utover bunnlinjen.